Eine gemeinsame Basis.
Ein eigenständiges FinanzOS.

Die erste Weboberfläche ist vorbereitet. Sie baut auf dem bestehenden FinanzOS-Dienst auf, lässt sich mit Beispieldaten ausprobieren und benötigt weder einen gemeinsamen Apple- noch einen ChatGPT-Account.

Lokal prüfbar · Noch kein produktiver Cloudbetrieb

Was du morgen ausprobieren kannst

Im Rechnungseingang nach einem erfundenen Lieferanten suchen und nach Priorität filtern.
Über „Prüfen“ eine Fälligkeit oder den Zahlungsstand ändern. Die Priorität wird neu berechnet.
In der Zahlungsvorlage eine Beispielmappe zusammenstellen und als JSON speichern. Es wird keine Zahlung ausgeführt.
Die vorgesehenen Bereiche für E-Mail-Eingang, Bankabgleich, Steuerbüro und Assistent ansehen. Ihr jeweiliger Entwicklungsstand ist sichtbar.

Die Vorschau verwendet acht erfundene Rechnungen und den festen Stichtag 09.11.2026. Änderungen bleiben nur bis zum Neuladen erhalten. Die echte API speichert Bearbeitungen in einer lokalen Datenbank mit Versionsprüfung und Auditprotokoll; sie wurde ausschließlich mit synthetischen Daten getestet.

Was jetzt tatsächlich vorhanden ist

Bereich	Stand
Eigenständige Bedienoberfläche	Responsive Weboberfläche mit Suche, Prioritätsfiltern, Bearbeitungsdialog und Zahlungsvorlage. Ohne Arbeitsblatt oder Chat nutzbar.
Gemeinsame Verarbeitung	An vorhandene persönliche Anmeldung und Bereichsrechte angebunden. Neue Rechnungsfelder werden serverseitig geprüft und gespeichert. Gleichzeitige Änderungen an diesen Feldern werden per Revision erkannt.
Rechnungspriorität	Dringend, bald fällig, später, Lastschrift, bezahlt oder zuerst klären. Unbekannter Zahlungsstand, strittige Belege, Teilzahlungen und Dubletten werden nicht für eine Überweisung vorbereitet.
Vorschau von Eingangsdateien	Begrenzte EML-Anhangsanalyse und Feldauslesung aus UBL-/CII-XML. Keine EN-16931-Validierung, keine Virenprüfung, keine produktive Archivierung.
Bankabgleich	Vorschlagsabgleich für normalisierte CSV: Betrag, Währung und Rechnungsnummer. Keine Bankverbindung, kein automatisches Bezahltsetzen.
Steuerbüro / KI / DATEV	Arbeitsablauf und Grenzen vorbereitet. Externer Steuerbürozugang und KI sind noch nicht implementiert. Der bestehende DATEV-Adapter erzeugt nur ein Vorbereitungsmanifest.

Bestehende Daten: gezielt erschließen

Eine rein lesende Dateizählung am 09.11.2026 ergab im Bereich 01_STEUERBUERO 4.865 Dateien, darunter 4.743 PDFs. Im eingeschränkt gezählten Praxisarchiv wurden 4.688 Dateien, darunter 2.230 PDFs, gefunden. Medizinisch oder personell benannte und weitere sensible Verzeichnisse wurden konservativ ausgelassen; der Fluchtordner wurde nicht gezählt. Die Zahlen sind weder Rechnungszahlen noch ein vollständiger FinanzOS-Bestand.

Es wurden keine Beleginhalte gelesen, keine Belege verschoben und keine Originale in die neue Datenbank importiert. Die Zählung hat gezeigt, dass das Praxisarchiv viele weitere Dateitypen enthält. Daher beginnen wir mit fachlich freigegebenen Eingangsrechnungen aus dem Steuerbürobereich und prüfen vor dem Indexieren die Bereichszuordnung. Dokumentgenaue Freigaben bleiben erforderlich.

Hosting: ausgewählter Pilotweg

Entscheidung vom 14.11.2026: reversibler Hetzner-Cloud-Pilot in Nürnberg mit synthetischen Daten. FinanzOS läuft dabei hinter einem TLS-Reverse-Proxy in einem internen Containernetz. Es wurde noch kein Server bestellt, keine Domain geändert und kein echter Bestand übertragen.

Der Pilot hält Anwendung und Daten zunächst auf einem einzelnen Server, ergänzt um konsistente Datenbanksicherung und ein unabhängiges verschlüsseltes Restic-Ziel. PostgreSQL, verschlüsselter Objektspeicher und produktive Sicherheitsüberwachung bleiben Voraussetzungen vor echten Daten. Der Mac Studio bleibt getrenntes Wiederherstellungsziel. Hetzner Cloud Server · Datenschutz und AV-Vertrag

Anbieter / Angebot	Abwägung für FinanzOS
Hetzner Cloud	Für den Pilot ausgewählt: deutscher Standort, günstige und flexible Infrastruktur. FinanzOS-Updates, Verschlüsselung, Überwachung und Restore bleiben unsere Verantwortung. Verantwortungsabgrenzung
STACKIT / verwaltete Plattform	Weiterhin eine Alternative mit Plattformbausteinen für Anwendung, Datenbank und Belegspeicher, derzeit aber nicht der gewählte Pilotweg.
IONOS Cloud	Weiterhin eine Alternative mit Managed PostgreSQL. Ein gleichwertiges Gesamtangebot inklusive Anwendungsbetrieb, Speicher und Support wurde nicht beauftragt. Produktquelle
STRATO	Produktwahl entscheidend: Docker wird auf den Managed Servern laut Anbieter nicht angeboten. Ein Root-Server wäre separat zu bewerten und erfordert Administration. Das ist kein allgemeines Sicherheitsurteil über STRATO. Produktgrenze
WEB.DE Online-Speicher	Das geprüfte Angebot ist Dateiablage im Postfach. Es belegt keine passende Laufzeit für unsere eigene Anwendung samt Datenbank und Hintergrundverarbeitung. Als alleinige FinanzOS-Plattform nicht ausgewählt. Geprüftes Produkt

Konfiguration für die Angebotsprüfung

Getrennte Test- und Produktivumgebung; produktiv zwei Anwendungsinstanzen als zu prüfendes Verfügbarkeitsziel. Für E-Mail/OCR ein separater Hintergrundprozess.
Verwaltete PostgreSQL-Datenbank, geeignete Ausfallsicherung und Wiederherstellung; Belegobjekte separat speichern. Die aktuelle lokale SQLite-Datenbank ist noch nicht auf PostgreSQL umgestellt.
Belegspeicher zunächst größenabhängig konfigurieren. Aus der Dateizählung lässt sich der benötigte Speicherplatz noch nicht zuverlässig ableiten.
TLS, Mehrfaktoranmeldung, begrenzte Dienstkonten, zentrale Geheimnisverwaltung, Betriebsüberwachung und Kostenalarm.
Zusätzliche verschlüsselte, unabhängig zugängliche Sicherung. Wiederherstellung von Datenbank, Belegen und Schlüsselmaterial gemeinsam testen.

Kostenstatus: Noch kein Vertrag und keine verbindliche Monatsrechnung. Für den Pilot sind Cloud-Server, Serverbackup und ein unabhängiges Backupziel zu kalkulieren. Object Storage kommt erst mit dem verschlüsselten Storage-Adapter hinzu. Aktuelle Hetzner-Preise

Archivierungsgrenze: Die vorbereitete lokale Serverablage ist noch kein revisionssicheres steuerliches Langzeitarchiv. Aufbewahrung, Verfahrensdokumentation, Anwendungsverschlüsselung, unveränderbare Versionen und Restore müssen vor Produktivbetrieb gemeinsam geprüft werden.

E-Mail, Rechnungen und Bankdaten

Einordnung zum 01.01.2027: Die Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen ist bereits seit 01.01.2025 relevant. Es gibt keine allgemeine Pflicht, ab 2027 sämtliche Rechnungen ausschließlich per E-Mail zu empfangen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln, unter anderem bis Ende 2027 bei einem Vorjahresumsatz des Ausstellers bis 800.000 Euro. PDF allein ist keine strukturierte E-Rechnung. FinanzOS muss deshalb mehrere Eingangswege unterstützen. BMF-FAQ, Stand März 2026

Gemeinsamer Rechnungseingang: Ein eigenes Rechnungspostfach, ergänzt durch gezielte Weiterleitungen oder Regeln in den bestehenden Postfächern. Kein pauschaler Abruf sämtlicher privater oder medizinischer Korrespondenz.
Original sichern: Relevante Ursprungsnachricht und Rechnungsanhänge mit Herkunft, Eingangszeit und Prüfsumme geschützt ablegen. Import anhand von Postfach-ID, UIDVALIDITY/UID und Inhalts-Hash wiederholbar machen; nach einem Fehler keine Quelle vorzeitig löschen.
Prüfen und auslesen: Schadsoftwareprüfung und Quarantäne, XRechnung/UBL/CII-Validierung, ZUGFeRD-XML aus PDF auslesen; gewöhnliche PDFs und Scans bei Bedarf per OCR. Erkennungsergebnisse zunächst als Vorschlag behandeln.
Bankdaten zuordnen: Zuerst kontrollierter CSV-Import; anschließend einen geeigneten Bankdatendienst anbinden. finAPI ist ein Prüfkandidat für Kontoinformationen. Bankunterstützung, Vertrag, Preise und Einwilligungen sind noch offen. Bankzugangsdaten gehören nicht in den KI-Dialog. Technische Möglichkeiten bei finAPI
Zahlung vorbereiten: Bestätigt offene Rechnungen nach Fälligkeit, kurzfristigen Skontofristen und betrieblicher Wichtigkeit sortieren. Vor Ausführung Empfänger/IBAN unabhängig prüfen, besonders nach Änderungen. Lastschriften nicht doppelt überweisen.
Steuerbüro und DATEV: Freigegebene Belege zugänglich machen; später ein bestätigtes Übergabeverfahren anbinden. DATEV-Datenservices benötigen Einrichtung und Autorisierung und sind keine bereits aktive Standardschnittstelle unseres Prototyps. DATEV-Datenservices

Die nächsten Umsetzungsschritte

1 · Jahresendpilot: Freigegebenen Bestand aus Eingangsrechnungen lesend inventarisieren, in einer getrennten Testdatenbank indexieren und anhand einer Stichprobe prüfen. Belege bleiben bis zu einer ausdrücklich freigegebenen Umstellung am bisherigen Ort.

2 · Aufnahmebetrieb: Einen Rechnungseingang mit Originalarchivierung, Virenprüfung und validierter E-Rechnungsverarbeitung vollständig durchtesten. Erst danach produktiven automatischen Abruf aktivieren.

3 · Sicherer Cloudbetrieb: PostgreSQL-/Objektspeicheradapter und migrationsfähiges Datenmodell implementieren; Webserver für Produktion ersetzen; Mehrfaktoranmeldung, Zugriffstests, Sicherung und Wiederherstellung prüfen. Der vorhandene lokale HTTP-Server wird nicht ins Internet freigegeben.

4 · Zusammenarbeit: Dokument- und zeitraumgenaue Steuerbürofreigaben sowie Rückfragen implementieren. Gemeinsame Bearbeitung mit zwei Arbeitsplätzen und iPhone prüfen.

5 · Externe Dienste: Bankabruf und DATEV nach bestätigter Einrichtung anbinden; KI mit begrenzten Werkzeugen ergänzen. Laufende Programmänderungen bleiben von fachlichen Dialogaktionen getrennt.

Für diese Schritte benötigen wir später die Auswahl des Rechnungspostfachs, die betroffenen Banken/Konten, den bestätigten DATEV-Eingangsweg und das Hostingbudget. Passwörter sind für die Durchsicht morgen nicht erforderlich.

Eine gemeinsame Basis.Ein eigenständiges FinanzOS.